Q2B Event Attendee Terms

Last Updated: December 19, 2023

These Q2B Event Attendee Terms of Service (“Event Terms”) apply to any attendance of, or participation in, any Q2B event hosted or organized by QC Ware Corp. (“QC Ware”), including in-person events and online events (each, an “Event”).

These Event Terms form part of the Agreement between you and QC Ware. QC Ware may also update these Event Terms from time to time. You may not, and you must not, attend or participate in any Event unless you accept these Event Term.

1. Rules of Conduct; Remedial Actions

In connection with each Event you must comply with any event code of conduct provided or made available to you.

Without limiting any other remedy under the Event Terms or applicable law, if you fail to comply with these Event Terms or any other agreement between you and QC Ware, QC Ware may take any action it deems appropriate in response, including cancelling your Event registration without any refund or banning you from the applicable Event or any or all other Events.

2. Cancellations and Transfers

Fees for registration to an Event are non-refundable, including upon your cancellation of registration.

QC Ware may permit you to transfer your registration of certain Events to another person within your organization at QC Ware’s discretion in accordance with QC Ware’s policy.

QC Ware’s current transfer policy with respect to registrations for Q2B is set forth below. QC Ware reserves the right to change its transfer and cancellation policies from time to time by notifying you of such changes by any reasonable means. 

Each transfer request for Q2B must be submitted to QC Ware in writing at q2b@qcware.com. Any transfer request must be made at least fourteen (14) days in advance of the Event start date. QC Ware may not transfer requests received less than fourteen (14) days before the Event start date and shall have no responsibility to you in connection with such late transfer requests.

Fees for hotel reservations are non-refundable.

3. Payments

Event fees and other charges may apply to your attendance of or participation in any Event, or may otherwise be incurred by you in connection with an Event. If payment of any fees or charges is required, you may be asked to supply certain relevant information, such as your credit card number and its expiration date, your billing address and your contact information. YOU REPRESENT AND WARRANT THAT YOU HAVE THE RIGHT TO USE ANY CREDIT CARD FOR WHICH YOU PROVIDE ANY CREDIT CARD INFORMATION IN CONNECTION WITH  A PAYMENT TRANSACTION. By submitting such information, you grant to QC Ware the right to provide such information to third parties for purposes of facilitating payment transactions. Verification of information may be required prior to the acknowledgment or completion of any payment transaction. You will pay all fees and charges incurred by you or on your behalf in connection with an Event, at the prices in effect and disclosed to you when such fees or charges are incurred. In addition, you are responsible for any taxes applicable to your payment transactions. 

QC Ware reserves the right, including without prior notice, to cancel, terminate, or impose conditions on the honoring of any coupon, discount, or similar promotion. Any refunds for QC Ware’s cancellation of an Event will be subject to QC Ware’s applicable refund policies. Payments made for one Event may not be applied toward the purchase of any other Event, product, or services.

4. Badges

Badges may contain RFID or NFC tags or other technology that may be used to record your attendance and participation in the Event (including visiting booths and attending sessions). By allowing your badge to be scanned at an Event, or by scanning your badge at an Event, you hereby authorize the operator of the badge scanner or similar technology for virtual events to collect and process such information. 

You acknowledge that if you scan your badge or if your badge is scanned by or for any sponsor or other third party with a badge scanner or similar technology for virtual events (each, an “Event Sponsor”), then that Event Sponsor may have access to a third-party report that includes such attendance and participation information, and also certain of your registration information and that Event Sponsor will be the data controller (or similar role under applicable law) with respect to any of your personal data that it processes.

QC Ware is not responsible for the privacy practices of any Event Sponsor or other third party. Please contact the Event Sponsor or third party to learn more about its practices with respect to any information that it collects or to exercise any data subject rights with respect to that Event Sponsor.

If you do not wish to permit the uses and disclosures of information described in this Section, do not scan your badge or allow any Event Sponsor or third party to scan your badge at any Event.

For an in-person Event, an Event badge may be available for you to pick up at the designated check-in area of the Event venue during the scheduled Event dates. You may be required to show a government-issued picture identification to pick up your Event badge. You will not be admitted into the Event venue without an Event badge.

5. Security

QC Ware reserves the right, including without prior notice, to take any security measures it deems appropriate for the safety of attendees and participants of in-person Events. You will comply with all such security measures, including the following:

  • At all times during an in-person Event (including at any Event venue or during any Event session, keynote or other activity), you will wear your Event badge such that it is visible to other Event attendees and participants. You will not share or exchange your Event badge with any other person. Failure to comply with this requirement may result in confiscation of your Event badge and termination of your attendance or participation in the Event.
  • Bags may be checked randomly during certain hours of an in-person Event.
  • You will not leave any bags or other property unattended at any time. Unattended property may be removed.
  • Except as specifically pre-approved by QC Ware in writing, no persons under 18 years of age will be permitted to attend any Event or portion thereof (including any session, breakout, keynote, or other activity), or otherwise be present at any Event venue, including in the expo hall.
  • Items prohibited at in-person Events include: firearms and other weapons, explosives, and other hazardous materials or articles. You will not bring with you or have in your possession any such items at any time during your attendance at an in-person Event.

6. Affiliated Services

The website (or any other application or website through which you may register for an Event or access Event information or materials) may contain or make available information on accommodation, transportation, and other services provided by third parties (each, an “Affiliated Service”). For clarity, Affiliated Services are governed by the terms of such third party. For further clarity, hotel reservations are provided as an Affiliated Service, and QC Ware is not responsible for any issues or disputes between you and any hotel. You will be responsible for complying with the hotel’s policies and any additional fees that may be incurred in connection with your hotel reservation, which may include, without limitation, fees for additional guests, late checkout, food, and/or additional services.

7. Personal Release

QC Ware (and/or others on behalf of QC Ware) may be photographing, recording (both audio and video), webcasting, podcasting, or otherwise transmitting during any or all of an Event (including at the Event venue during an Event session, breakout, keynote or other activity). Your image, likeness, voice, statements, and other identifying characteristics (each, an “Image”) may be captured in photographs, recordings (both audio and video), webcasts, podcasts, or other transmissions of the Event (each, a “Recording”).

You hereby grant to QC Ware a worldwide, royalty-free, fully paid-up, non-exclusive, perpetual, irrevocable, transferable and fully sublicensable (through multiple tiers) license, without additional consideration to you or any third party, to reproduce, distribute, perform, and display (publicly or otherwise, create derivative works of, adapt, modify and otherwise use, analyze and exploit Recordings (including your Images therein), in whole or in part, in any format or media now known or hereafter developed, and for any purpose (including for promotional purposes, such as testimonials).

QC Ware exclusively owns all rights, title, and interest (including intellectual property rights) in and to the Recordings, all modifications and derivatives of Recordings, and all proceeds derived therefrom. QC Ware has no obligation to share any such proceeds with you.

You hereby irrevocably waive any right you may have to inspect or approve the use or other exploitation of any Recording or any reproductions thereof, and you agree that QC Ware has no obligation to use any Recording (including any of your Images) or otherwise exercise any of the rights granted to QC Ware with respect to your Images. 

Your Images may appear in Recordings made available to the public, and third parties may retain, use, or distribute such Recordings. Once made available to the public, QC Ware has no control over and is not responsible for, any use or misuse (including any distribution) by any third party of Recordings.

IN CONNECTION WITH THE USE OR OTHER EXPLOITATION OF RECORDINGS (INCLUDING YOUR IMAGES), YOU HEREBY IRREVOCABLY WAIVE AND RELEASE ANY AND ALL CLAIMS WITH RESPECT TO INTELLECTUAL PROPERTY, RIGHTS OF PUBLICITY, RIGHTS OF PRIVACY, AND ANY OTHER CLAIMS OR DAMAGES WITH RESPECT TO SUCH USE OR OTHER EXPLOITATION. YOU AFFIRM THAT YOU ARE OF LEGAL AGE AND HAVE READ THE FOREGOING RELEASE AND FULLY UNDERSTAND ITS CONTENTS.

8. Assumption of Risk

Your attendance of or participation in an Event or any related activities is completely voluntary. QC Ware does not guarantee admittance to all or any part of any Event (including any session, breakout, keynote, or other activity). Unless specified otherwise by QC Ware, all event sessions, breakouts, keynotes, or other activities, if applicable, are seated on a first-come, first-served basis. TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED UNDER APPLICABLE LAW, YOU ACCEPT AND ASSUME ALL RISKS OF ANY AND ALL PERSONAL INJURY OR DAMAGE TO YOUR PERSONAL PROPERTY THAT YOU MAY FACE WHILE ATTENDING AN EVENT, AND HEREBY WAIVE ANY CLAIMS YOU MAY HAVE AGAINST QC WARE OR ANY AFFILIATED PARTY OR ANY EVENT SPONSOR OR EVENT VENDORS RELATING TO SUCH RISKS.

QC Ware reserves the right, including without prior notice, to limit the number of Event attendees and participants, to cancel or terminate any Event registration, to bar any person from attending all or any part of any Event, and to refuse to provide any person with access to Event materials.

9. Changes to Events

Events are subject to change at any time. QC Ware does not guarantee the attendance of any third party (including any exhibitor or speaker), or that any scheduled session, breakout, keynote, or other activity will take place.

QC Ware reserves the right, including without prior notice, to make any change to an Event program at any time for any reason (including modification of the schedule or content of, or cancellation of, any session, breakout, keynote or other activity). QC Ware is not responsible for, and no reimbursement will be issued in the event of, any change to an Event (including modification of the overall Event program, or the schedule or content of, or cancellation of, any session, keynote or other activity).

10. Limitation of Liability

THE MAXIMUM AGGREGATE LIABILITY OF QC WARE AND ALL AFFILIATED PARTIES, FOR ALL DAMAGES, LOSSES AND CAUSES OF ACTION IN CONNECTION WITH THESE EVENT TERMS OR AN EVENT, WHETHER IN CONTRACT, TORT (INCLUDING NEGLIGENCE) OR OTHERWISE, WILL BE THE EVENT REGISTRATION FEES, IF ANY, PAID BY YOU TO AND RECEIVED BY QC WARE FOR THE EVENT GIVING RISE TO THE LIABILITY.

11. Survival

All sections that should naturally survive to give full effect to the terms of such section shall survive termination of these Event Terms.

Q2Bプライバシーポリシー

このプライバシーポリシーは、QCウェアがQ2Bイベントプラットフォームを運用する際に、お客様から収集した個人情報取り扱いについて説明するものです。

トピックス

  • どのようなデータを収集するのか?
  • お客様のデータをどのように収集するか?
  • お客様のデータはどのように使用されているのか?
  • お客様のデータはどのように保存されているのか?
  • マーケティング
  • データ保護の権利とは何か?
  • クッキーとは何か?
  • クッキーの使用方法について
  • どのような種類のクッキーを使用しているのか?
  • クッキーの管理方法について
  • 他のウェブサイトにおけるプライバシーポリシー
  • プライバシーポリシーの変更
  • お問い合わせ方法
  • 関係当局への連絡方法

 

どのようなデータを収集するのか?

QCウェアでは、以下のデータを収集しています。

  • 個人を特定できる情報(氏名、メールアドレス、電話番号、国名など)
  • 現在の職務に関する情報(役職、組織名、業種など)
  • 嗜好情報(量子コンピュータのどのトピックに興味があるかなど)
  • 参加者情報(オンラインセッション・オンデマンドセッションの参加日程、参加時間など)

 

 

お客様は、弊社が収集するデータの大部分を直接QC Wareに提供しています。弊社がデータの収集と処理はお客様が提供した情報によります。

  • Q2Bのオンライン登録はこちらから。
  • お客様に対するアンケート調査、弊社のメッセージボードや電子メールによるご意見の提供。
  • お客様のブラウザのクッキーにより、弊社のウェブサイトをご利用または閲覧すること。

お客様のデータはどのように使用されているか?

QC Wareは、以下のことを行うためにお客様のデータを収集します。

  • お客様の登録処理およびアカウント管理。
  • カンファレンス情報をメールでお知らせするため。
  • 購入したコンテンツや機能にアクセスできるようにするため。 

 

Q2B22 Tokyoに参加登録の上、プライバシーポリシーに同意することで、QC Wareがあなたの情報をスポンサーと共有し、スポンサーがあなたに製品やサービスを案内させていただくことがあります。

  • Q2B プラチナスポンサーダイヤモンドスポンサーゴールドスポンサー、ショーケーススポンサー

 

イベントや展示会の運営について

講演者、スポンサー、出展者、または出席者としてイベントに参加する場合、お客様の個人情報はイベントの開催に関連して支払処理や債務回収に使用されます。

また、講演者またはスポンサー/出展者としてのお客様の履歴管理や、イベント広報、イベントへの参加案内のために、お客様の個人情報を記録・管理させていただきます。

参加者、講演者、スポンサー、または出展者が参加されるイベントで写真やビデオが撮影されます。参加者、スポンサー、または出展者としてのイベントで、しかるべき法に従った範囲内で写真やビデオを撮影した場合、それらの写真やビデオは宣伝目的で使用される場合があります。

イベントや展示会でバッジスキャンテクノロジーが使用されている場合、VIPエリア、セミナー、イベントの他のエリアへの出入りなど、特定のアクセスのタイミングでお客様を識別するために個人情報が参照され、位置情報が提供されます。バッジの情報がリモートで読み取られることはありません。

バッジスキャンから取得した個人情報は、訪問者や他の人のイベント体験を向上させる目的で、アクセス制御、セキュリティ、および訪問者のトラフィックの分析に使用されます。

イベントの出展者がバッジをスキャンできるようにすることもできます。その場合、連絡先の詳細は関連する出展者と共有され、適用されるデータ保護法、出展者のプライバシーポリシー、およびイベントで提供または提供されるその他の通知または同意に従って使用されます。

お客様のデータはどのように保存されているのか?

QC Wareはイベントを実施するために利用する以下のサービスが提供する安全なデータサーバーにお客様のデータを安全に保管します。

  • EventRegist – https://eventregist.com/
  • Mailchimp – https://mailchimp.com/

QC Wareは収集したお客様のすべてのデータを5年間保管します。保管期間が過ぎましたら、弊社が利用するすべてのサービスからお客様のデータを削除します。

マーケティング

QC Wareでは、お客様に喜んでいただけると思われる弊社の製品やサービスに関する情報をお送りしたいと考えています。

 

マーケティング情報を受け取りに同意された場合、お客様は後日、マーケティング情報の受け取りを拒否することがいつでも可能になります。

お客様はマーケティング関連のご連絡、またはパートナーにお客様のデータの共有をいつでも停止する権利を有します。

マーケティング関連の連絡を希望されない場合はこちらから解除してください。

データ保護の権利とは何か?

QC Wareはお客様にデータ保護に関する権利を十分にご理解いただくようにお願いを申し上げます。すべてのユーザーには以下の権利があります。

アクセスする権利 – お客様にはQC Wareに対してご自身のデータのコピーを要求する権利があります。このサービスには少額の手数料をいただく場合があります。

修正する権利 – お客様は不正確と思われる情報を修正するようQC Wareに要求する権利を有します。また、不完全であると思われる情報を補完するようQC Wareに要求する権利もあります。

消去する権利 – お客様は一定の条件のもとでQC Wareに対してご自身の個人情報の消去を要求する権利を有します。

処理を制限する権利 – お客様には一定の条件のもとでQC Wareに対してお客様の個人データの処理を制限するよう要求する権利があります。

処理に反対する権利 – お客様には一定の条件のもとでQC Wareによるお客様の個人情報の処理に反対する権利があります。

データポータビリティの権利 – お客様は一定の条件のもとQC Wareが収集したデータを別の組織、または直接お客様に転送するよう要求する権利を有します。

お客様からのお申し出があった場合、弊社は1ヶ月以内にご回答いたします。これらの権利の行使を希望される場合は当社のEメール:q2b@qcware.comまでご連絡ください。

または、お手紙でご連絡ください。QC Ware Corp., 550 Hamilton Avenue, Suite 226, Palo Alto, California 94301.

クッキーとは何か?

クッキーは標準的なインターネット・ログ情報および訪問者の行動情報を収集するためにお客様のコンピュータに置かれるテキスト・ファイルです。お客様が弊社のウェブサイトを訪問された場合、当社はクッキーまたは類似の技術によりお客様から情報を自動的に収集することがあります。

詳しくは、allaboutcookies.orgをご覧ください。

クッキーの使用方法について                  

QCウェアは、お客様が弊社のウェブサイトをより快適にご利用いただけるよう、様々な方法でクッキーを使用しています。

  • サインインの維持
  • お客様のウェブサイトの利用状況の把握
  • 特定のコンテンツに消費した時間の追跡

どのような種類のクッキーを使用しているのか?

クッキーには様々な種類がありますが、弊社のウェブサイトでは以下のクッキーを使用しています。

  • 機能性 – QC Wareは、ウェブサイト上でお客様を認識し、お客様が以前に選択した設定を記憶するためにこれらのクッキーを使用しています。これにはお客様が選択する言語やお住まいの地域が含まれます。ファーストパーティとサードパーティのクッキーが混在して使用されています。
  • 広告 – QC Wareはこれらのクッキーの使用によってお客様のウェブサイト訪問に関する情報、お客様が閲覧したコンテンツ、辿ったリンク、お客様のブラウザ、デバイス、IPアドレスなどに関する情報を収集できます。QC Wareはこのデータの限定された側面を広告目的で第三者と共有することがあります。また、クッキーを通じて収集したオンラインデータを広告パートナーと共有することもあります。これはお客様が他のウェブサイトを訪問された際に、弊社のウェブサイトでのお客様の閲覧パターンに基づいた広告が表示される可能性があることを意味します。
  • トラッキング – QC Wareはこれらのクッキーを使用することでお客様がどのコンテンツを閲覧し、どのページを訪問したかを確認できます。この情報は、お客様にどのコンテンツが有用なのか、またどのように改善すればよいかを理解するのに役立ちます。

クッキーの管理方法について

お客様はご自身のブラウザでクッキーを受け取らないように設定することができます。上記のウェブサイトでは、お客様のブラウザからクッキーを削除する方法についての説明もあります。ただし、ブラウザからクッキーを削除すると弊社のウェブサイトの一部が機能しなくなる場合があります。

他のウェブサイトにおけるプライバシーポリシー

QC Wareのウェブサイトには他のウェブサイトへのリンクが含まれています。弊社のプライバシーポリシーは弊社のウェブサイトのみに適用されますので、他のウェブサイトへのリンクをクリックする場合はそのウェブサイトのプライバシーポリシーをお読みください。

プライバシーポリシーの変更

QC Wareはプライバシーポリシーを定期的に見直し、更新があった場合には本ウェブページに掲載します。このプライバシーポリシーの最終更新日は、202261日です。

 

お問い合わせ方法

QC Wareのプライバシーポリシー、弊社が保有するお客様に関するデータについてご質問がある場合、またはお客様のデータ保護権の一つを行使したい場合はご遠慮なく弊社までご連絡ください。

メールでのお問い合わせはこちら:info@qcware.com/ q2b@qcware.com

または、お手紙でご連絡ください。QC Ware Corp., 550 Hamilton Avenue, Suite 226, Palo Alto, California 94301.

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